Fakturanummerserie

[knuttt]

Jeg startet et enkelpersonforetak for et par måneder siden og forsøker å få alt på plass før lansering. Jeg bruker WooCommerce og har investert i utvidelsen "WooCommerce Print Invoice & Packing List". Denne utvidelsen genererer og sender ut fakturaer automatisk til kundene etter hver ordre.

I ettertid har jeg forsøkt å få på plass et regnskapsprogram. Problemet mitt nå er fakturanummerserien. Det meste av inntekten kommer fra disse ordrene, men jeg forventer også å tjene noe på annonseplasser etc. Hvordan skal jeg da opprette en ny faktura som ikke kludrer til fakturanummerserien fra WooCommerce PIP?

Jeg selger digitale produkter og har derfor aldri noen kundefordringer. Kundene betaler nemlig med en gang. Ved følgende løsninger får jeg følgende problemer:
1. Slutter å bruke WooCommerce PIP og fører ordrene manuelt i regnskapsprogrammet. Problemet da er at kundene risikerer å ikke motta bilaget før et par timer/dager etter bestillinger – avhengig av når jeg tar meg tid til arbeidet.
2. Fortsetter å bruke WooCommerce PIP. Kundene mottar da bilaget øyeblikkelig etter bestilling, men jeg vil få problemer med fakturanummerserien.

Er det noen som har noen gode løsninger på problemet? Jeg har ingen erfaring med bokføring i praksis, så jeg er takknemlig for alle svar! Er det for eksempel lov å opprette egne bilag i regnskapsprogrammet som ikke har samme fakturanummer som på bilaget som ble sendt til kunden, men der den øvrige informasjonen er den samme (likt ordrenummer osv)?

 

[cec1973]

Nå er det en stund siden jeg førte regnskapet mitt, men jeg mener å huske at man ikke trenger å bokføre fakturaene etter nummer, så lenge du ikke hopper over noen nummer. Dvs. så lenge nummer 1, 2, 3, 4, 5 finnes i regnskapet, så trenger du ikke å føre de i kronologisk rekkefølge. Som sagt, det er mulig jeg husker feil her.... (Litt usikker på om det var dette du lurte på... )

 

[knuttt]

Takk for svar! Det vil i så fall løse problemet. Er det noen som kan bekrefte at man ikke trenger å bokføre kronologisk så lenge fakturanumrene ikke hopper over noen nummer?

 

[Steve Cash]

Jeg kan ikke bekrefte at det er godkjent men jeg kan ikke se at bokføringsforskriften stiller krav om det, se paragafene 5-1-1 og 5-1-3: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-12-01-1558/KAPITTEL_5#KAPITTEL_5.
Miniforetak skriver imidlertid at en skal fakturanumere skal tildeles løpende: https://miniforetak.no/okonomi/laer-mer-om-faktura-og-fakturering-sp-2059164667/.

Personlig syns jeg det er uryddig å ikke ha løpende nummerserie, bl.a. fordi det gjør etterkontroll vanskeligere. Men det skal ikke være noe i veien for å ha to fakturanummerserier. Hvis problemet er at du skal opprette noen fakturaer i tilegg til de som kommer fra WooCommerce må det være bedre å legge disse i en egen serie. Pass bare på å ha så lang avstand mellom nummerseriene at de ikke kolliderer med hverandre.

Forøvrig unngår en ikke alltid at neste fakturanummer har tidligere dato enn den forrige. Bokføringsforskriften åpner for at en kan fakturere på forrige periode inntil 15 dager inn i neste, og da er det neppe til å unngå helt, men jeg mener likevel at en bør gjøre sitt beste for å styre unna.

 

[knuttt]

Jeg kan ikke bekrefte at det er godkjent men jeg kan ikke se at bokføringsforskriften stiller krav om det, se paragafene 5-1-1 og 5-1-3: https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2004-12-01-1558/KAPITTEL_5#KAPITTEL_5.
Miniforetak skriver imidlertid at en skal fakturanumere skal tildeles løpende: https://miniforetak.no/okonomi/laer-mer-om-faktura-og-fakturering-sp-2059164667/.

Personlig syns jeg det er uryddig å ikke ha løpende nummerserie, bl.a. fordi det gjør etterkontroll vanskeligere. Men det skal ikke være noe i veien for å ha to fakturanummerserier. Hvis problemet er at du skal opprette noen fakturaer i tilegg til de som kommer fra WooCommerce må det være bedre å legge disse i en egen serie. Pass bare på å ha så lang avstand mellom nummerseriene at de ikke kolliderer med hverandre.

Forøvrig unngår en ikke alltid at neste fakturanummer har tidligere dato enn den forrige. Bokføringsforskriften åpner for at en kan fakturere på forrige periode inntil 15 dager inn i neste, og da er det neppe til å unngå helt, men jeg mener likevel at en bør gjøre sitt beste for å styre unna.

Vet du om det er lov til å ha prefiks på fakturanummerserier?

Da blir for eksempel den andre nummerserien slik: D123, D124, D125 osv.

Det vil i så fall løse problemet med at de kan kollidere. Noen som kan bekrefte at det er lov?

 

[Steve Cash]

Ja, det skal være lov, forskriften gir ingen krav til hvordan fakturanumre skal se ut, utover at:

"Salgsdokument skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte." (§ 5-1-3)
​

Så lenge du holder deg til én bokstav foran tallene og lar tallene øke og bokstaven stå fast så er det ganske enkelt å finne ut hva som er neste nummer også. Det er derimot verre å vite hva som er neste nummer her: AEF56712RFG25. Så ikke lag noe slikt uten videre.

Det er ikke uvanlig at større firmaer bruker forskjellige fakturaserier. Et stort maskinfirma jeg jevnlig bokfører fakturaer fra gjør det på denne måten, noen faktuaer har bare tall som fakturanummer, andre har en bokstavserie foran. Jeg antar at bokstavserien står for avdeling, divisjon eller lignende. Antakelig har hver enhet sitt fakturasystm i dette firmaet.

Men for at du skal få til dette må du jo ha et fakturasystem som håndterer utgående fakturaer med både bokstaver og tall, husk at numre skal tildeles automatisk, du kan ikke bare gjøre dette på frihånd i f.eks. Excel.