Salgsprognoser for engangs- og løpende avtaler

[Kenneth Dreyer]

Hei,

Etter å ha sittet en stund gir jeg nå opp og håper noen kan hjelpe meg med hvordan dette kan struktureres. Her er casen:

Utfordring 1:

Jeg skal lage salgsprognoser for hvor mye som må selges hver måned. Salg kan i kort deles inn i 2 kategorier: Engangs- og løpende avtaler.

Eksempel på engangsavtaler:
- Planlegging, skissering, design, utvikling og implementering av nettside (75 timer).

Eksempel på løpende avtale:
- Drift av SEO-kampanje (10 timer per måned, 6 måneder fremover).

(NB: Det er selvfølgelig mulig at samme kunde bestiller en blanding av engangsoppdrag og løpende oppdrag, men da vil det bli ført opp som 2 seperate avtaler!).

Her er utfordringen min. Jeg ønsker å sette opp et skjema hvor jeg bare fyller inn et innstikk for hver måned (hva jeg budsjetterer å selge hver måned). Engangsavtaler vil selvfølgelig bare bli budsjettert for den måneden de legges inn under, men løpende avtaler må bli spredd utover antall måneder den løper for, som i mine tilfeller vil variere fra 3 til 12. Hvordan kan jeg lage et skjema hvor jeg bare lister opp for hver måned noe ale dette:

Produkt - Timer - Løpetid (mnd)
Nettside - 75 - 0
Nettside - 150 - 0
SEO kampanje - 10 - 6
SEO kampanje - 15 - 6
PPC kampanje - 5 - 0
PPC kampanje - 3 - 12
SEO audit - 15 - 0

Utfordring 2:

Det er selvfølgelig ikke samme person som skal utføre alle oppgavene for alle avtalene. Derfor vil det være forskjellige titler i selskapet. F.eks:

- Prosjektleder
- GD (Grafisk designer)
- Front GD (xhtml, css, ajax osv)
- Programmerer (koding, implementering)
- Søk (seo, sem, ppc)
- SM/PR (sosiale medier og annen PR)
- Webanalyse (Analytics, konverteringsoptimalisering)
- Annet (Andre stillinger)

Så et innlegg på en nettside burde da ha antall timer dedikert for hver person:

Produkt - Timer - Løpetid (mnd) - Prosjektleder - GD - Front GD - Programmerer - Søk - SM/PR - Webanalyse - Annet
Nettside - 45 - 0 - 10 - 10 - 10 - 15 - 0 - 0 - 0 - 0 - 0
SEO kampanje - 10 - 6 - 1 - 0 - 0 - 0 - 8 - 0 - 0 - 1 - 0

Ryktepoeng til den som kan hjelpe meg å knekke denne nøtten!

 

[olafmoriarty]

Skjønner ikke helt hva du er ute etter her. Hva slags output er det du ønsker?

 

[Kenneth Dreyer]

Jeg ønsker å lage en salgsprognose som går over minst 12 mnd (gjerne lengre) som viser meg hvor mye jeg vil tjene hver måned hvis jeg selger de forskjellige produktene/tjenestene. Det er forsåvidt enkelt for tjenester hvor man kjøper x antall timer som skal leveres "så raskt som mulig", som f.eks en leveranse av en nettside - men når man selger f.eks en kontrakt som går over x antall måneder, hvor man skal jobbe x antall timer hver måned - hvordan kan jeg sette opp en regnestykke som enkelt sprer disse timene utover antall måneder i prognosen?

 

[olafmoriarty]

Skjønner (tror jeg). Ser på Twitter at du etterlyser en løsning for dette i Excel, og det kan jeg ikke hjelpe deg med, men jeg kan klare å slenge sammen noe slikt i MySQL. Skal forsøke å få til et lite script i løpet av ettermiddagen eller kvelden.

 

[Kenneth Dreyer]

Jeg trenger det egentlig i excel, for å kunne koble det opp mot alt det andre jeg driver å setter opp! Er det excel begrensningene ligger i ?

 

[olafmoriarty]

Ah, skjønner - trodde ikke at det var så viktig ettersom du ikke nevnte det i denne tråden. Skal se hva jeg får til i Excel, da. Nei, begrensningene ligger sannsynligvis bare i min begrensede kunnskap om Excel Tror nok at Excel har det som skal til for å løse denne nøtten.

 

[Kenneth Dreyer]

Jeg holder med planleggingene for det nye selskapet mitt (videreføring av Dreyer Media). Om ca 6 mnd er jeg ferdig i Australia, så da er det rett hjem for å satse 110%. Jeg har med andre ord 6 måneder på å planlegge så mye som mulig. Glad er jeg for det, for gud bedre så mye jeg lærer.

Formålet med dette er å lage en oversikt over hvor mye som må selges inn for å nå de forskjellige målene jeg har satt.

 

[olafmoriarty]

Jeg fant, jeg fant ... Har slengt sammen et raskt ark jeg tror at kanskje kan inneholde løsningen på begge casene dine. Det er ikke så selvforklarende som ønskelig, så jeg går nærmere inn på hvordan det fungerer i morgen når jeg har fått meg litt søvn.

Ulempen er at jeg ble nødt til å bruke funksjonen SUMMER.HVIS.SETT(), som ble introdusert i Excel 2007, så dette regnearket er ikke bakoverkompatibelt med tidligere versjoner av Excel.

http://www.olafsolstrand.no/diversetull/salgsprognose.xlsx

 

[olafmoriarty]

Og da har jeg satt meg ned foran PC-en igjen og har tid til å forklare nærmere hvordan dette fungerer.

Du har ett regneark for Input og ett regneark for Resultat. På Input kan du i hver rad skrive inn dato (denne datoen blir satt som startmåned for avtalen: Dersom du legger inn en seksmåneders avtale 15. juni, blir denne gjeldende for juni/juli/august/september/oktober/november), beskrivelse av prosjektet, antall timer (pr mnd) og løpetid (for engangsavtaler skriver du 0 eller 1 i dette feltet). Du har også et felt for «Ansatt», det kan vi se bort fra akkurat nå. De feltene som er skrevet i grått kan du også late som om ikke finnes, de er bare mellomberegninger.

Disse feltene kan du altså bruke til å skrive inn avtaler, som du ser har jeg allerede satt inn avtalene fra eksempelet i førsteposten din. Nå kan du klikke på «Resultat»-fanen for å se hvor mange timer arbeid du har hver måned basert på de avtalene som er lagt inn.

Vel, over til utfordring 2. Det jeg legger opp til at du må gjøre her, er å dele opp avtalen over flere rader, slik at den blir fordelt på de ansatte som skal jobbe med den.

La oss ta for oss ditt eksempel, som så slik ut:

Produkt - Timer - Løpetid (mnd) - Prosjektleder - GD - Front GD - Programmerer - Søk - SM/PR - Webanalyse - Annet
Nettside - 45 - 0 - 10 - 10 - 10 - 15 - 0 - 0 - 0 - 0 - 0
SEO kampanje - 10 - 6 - 1 - 0 - 0 - 0 - 8 - 0 - 0 - 1 - 0

I regnearket fører du dette på denne måten:
Dato - Produkt - Timer - Ansatt - Løpetid
03.06.2010 - Nettside - 10 - Prosjektleder - 0
03.06.2010 - Nettside - 10 - GD - 0
03.06.2010 - Nettside - 10 - Front GD - 0
03.06.2010 - Nettside - 15 - Programmerer
03.06.2010 - SEO kampanje - 1 - Prosjektleder - 6
03.06.2010 - SEO kampanje - 8 - Søk - 6
03.06.2010 - SEO kampanje - 1 - Webanalyse - 6

Blar du nå tilbake til resultatarket, vil du se at det fortsatt summerer alle timene i input-arket. Men om du nå skriver «Prosjektleder» i det gule feltet, vil det gå over til å vise prognose bare for de timene prosjektleder har. Endrer du dette til "Programmerer" vil du få opp de timene programmereren må jobbe. Osv.

Dette er langt fra en perfekt løsning på det du spør om, jeg har aldri gjort noe slikt før, men det bør kunne gi deg en god start. Dersom du har Excel 2007, altså.

 

[peterandrej]

Jeg måtte gi ryktepoeng til Olaf for sin helt hals-over-hode oppofrende deltagelse på WF. Ikke bare i denne tråden, men i flere andre tråder har jeg sett Olaf presentere regneark, scripts og det som verre er, helt gratis, etter å ha lagt ned sikkert timesvis med arbeid.

 

[Tonny Kluften]

Jeg måtte gi ryktepoeng til Olaf for sin helt hals-over-hode oppofrende deltagelse på WF.

Jeg også, helt storartet.

 

[Kenneth Dreyer]

Takk er ikke nok Olaf. Er det noe jeg kan gjøre i retur?

 

[olafmoriarty]

Ja, du har lova meg eit ryktepoeng.

Var det noko sånt du var ute etter? Var som sagt ikkje heilt sikker på at eg forstod kva det var du trengte.

 

[Kenneth Dreyer]

Jeg får ikke gitt deg flere :/ (ga deg jo for min forrige excel tråd!).

Det var akkurat hva jeg var på jakt etter! Tusen takk - si bare ifra om du trenger en sparrepartner å diskutere markedsføring eller salg med.