Elektronisk generering av fakturaer sparer bedriften din for store ressurser hvert år, og gjør det lettere å holde oversikt.
Hva er elektronisk fakturagenerering?
Elektroniske fakturaer er generert ved hjelp av skreddersydd programvare. Dette programmet kjøpes som regel på lisens, hvor man får jevnlige oppdateringer fra selskapene. Noen av de største selskapene innen slike løsninger er Vista og Mamut. Disse selskapene har spesialisert seg på å tilby elektroniske løsninger for utstedelse, purring og betaling av fakturaer, men er kostbare å bruke kun til fakturering, særlig for nystartede bedrifter. Du finner et gratis fakturaprogram hos Debet.no.
Disse fakturasystemene har først blitt populære de siste 5-6 årene. Prisene har også holdt seg lave som følge av den intense konkurransen i markedet mellom de forskjellige selskapene. Programmene som tilbys kommer i forskjellige pakker, og ofte vil selskaper tilby en pakke som inkluderer både regnskapsføring og faktureringsprogrammer samtidig. Enda man selv registrerer fakturaer er man fortsatt nødt til å levere et regnskap, og det kan dermed lønne seg å kjøpe en slik pakke, et godt gratis regnskapsprogram finnes ikke.
Funksjoner og fordeler
En av de største fordelene er at programmet befinner seg i «nettskyen«. Dette betyr at all informasjonen lagres i en datapark og dermed gjøres tilgjengelig over internettet når enn man ønsker det. Siden fakturaene ikke lagres lokalt på datamaskinen slipper du å uroe deg for harddisker som smelter, brann og vannskader. Enda dataen blir skadet har du fortsatt full tilgang til informasjonen ved å logge deg på din elektroniske konto.
Produktene har flere spesielle funksjoner, og en av de viktigste er muligheten for å generere samt utstede elektroniske fakturaer. Når man genererer en elektronisk faktura vil den som regel lages i PDF format. Dette er en type bildefil som lar kunden laste ned den opprinnelige fakturaen. Filen blir gjort til et vedlegg i eposten, og den inneholder all den nødvendige informasjonen for at en faktura skal være gyldig.
Enkel tilgang
Fakturaprogrammer gir deg full tilgang til alle døgnets tider, og de er svært enkle å benytte. De fleste selskapene tilbyr egen undervisning på hvordan man bruker programmet ved hjelp av egne online videoer. Det er likevel lurt å ha en egen bakgrunn i økonomi ettersom programmene ofte inneholder ord og begreper som kan virke fremmede hos de uten økonomi utdannelse.
Alt du trenger for å komme inn på systemet er en internett tilkobling. Her ligger det også en annen spennende funksjon tilgjengelig. Du har som regel muligheten til å integrere bankkontoen din med regnskapsprogrammet. Godkjenner du denne koblingen kan programmet selv registrere når du mottar en betaling, ikke ulikt systemet som tilbys med KID nummer.
Lagring av vedlegg og bildefiler
En annen viktig fordel med disse programmene er muligheten de gir til å lagre egne bildevedlegg. Dersom du selv har mottatt en elektronisk faktura kan du laste opp denne og knytte den til en utgående betaling. Her kan du spesifisere informasjon (inkl. MVA, purringer og gebyrer).
Dette gjør det mulig å holde en god oversikt over både utgående og inngående fakturaer. Ved å registrere disse betalingene i nettskyen slipper du også å uroe deg for å miste informasjonen, noe som sparer deg for ekstra ressurser.