Den opprinnelige fakturaen er det første bilaget, det er dette som er dokumentasjonen på det som er kjøpt. Bokfør den som vanlig. (500 kr)
Deretter bokfører du ett nytt bilag med kun purregebyret (75 kr). Purrenotaen er dokumentasjon på de 75 ekstra kronene i gebyr.
Deretter bokfører du den siste fakturaen med inkassogebyret (250 kr) Inkassovarselet er dokumentasjon på 250 ekstra i gebyrer
Nå har du tre ubetalte bilag i regnskapet på denne leverandøren.
Så betaler du det samlede beløpet fra din bankkonto.
Det vil nå være registrert en utbetaling som er like stor som de tre øvrige bilagene. Du kan da utligne utbetalingen mot disse tre bilagene. Du har da dokumentasjon på det du har kjøpt (fakturaen) gebyrene (purring og inkasso) og utbetalingen (bank transaksjonen). Gebyrene bør sikkert ikke bokføres på samme konto som fakturaen da dette er gebyrer og ikke varen du i utgangspunktet har kjøpt. Kan også være lurt å påføre purring og inkassovarsel hva det gjelder (henvis til bilagsnummer og faktura). Det burde da ikke være tvil om hva som faktisk har skjedd i dette tilfelle.